2025 Yılı İtibarıyla E-Defter Sistemi: Güncel Düzenlemeler ve Geçiş Süreci

Türkiye’de 8 Kasım 2024 tarihinde yayımlanan Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) Genelgesi ile bilanço usulüne tabi tüm mükellefler, 1 Ocak 2025 itibarıyla herhangi bir ciro sınırı olmaksızın E-Defter sistemine geçmek zorunda olacaktır. Bu önemli değişiklik, E-Defter uygulamasını genişleterek, tüm bilanço usulü mükelleflerini kapsayan bir zorunluluk getirmiştir.

E-Defter Sistemi: Yeni Düzenlemeler ve Kapsam

E-Defter, mükelleflerin mali verilerini dijital ortamda saklamalarını sağlayan bir sistemdir. Önceden E-Defter’e geçiş, yıllık ciro sınırını aşan işletmelerle sınırlıydı. Ancak, 2025‘ten itibaren, bilanço usulüne tabi tüm mükellefler için E-Defter kullanma zorunluluğu getirilmiştir. Bu düzenleme, vergi düzenlemelerinin dijitalleşmesini sağlayarak mükelleflerin vergi denetimlerinden daha kolay geçmelerine olanak tanır.

E-Defter Sistemi’ne Geçiş Zorunluluğu: 2025 Güncel Durumu

1 Ocak 2025 itibarıyla, bilanço usulüne tabi tüm mükellefler için E-Defter tutma zorunluluğu başlayacaktır. Daha önce yalnızca büyük işletmelerin geçiş yapması gereken bir uygulama, artık tüm bilanço esasına göre defter tutan işletmeler için geçerli olacak.

2025’ten itibaren kapsama giren mükellefler şunlardır:

• Bilanço usulüne tabi tüm mükellefler (bilanço usulüne tabi şahıslar, tüzel kişiler, anonim şirketler, limited şirketler vb.)
• Yıllık ciro sınırı olmaksızın her tür bilanço usulü mükellefi için geçerli olacaktır.

E-Defter Sistemi Nasıl Çalışır?

E-Defter, işletmelerin tüm mali işlemlerini dijital ortamda kaydettikleri ve muhafaza ettikleri bir yazılım sistemidir. E-Defter’in çalışma süreci şu şekilde işler:

• Elektronik ortamda defter tutma: Tüm muhasebe verileri dijital ortamda kaydedilir.
• Veri gönderimi: Defterler, belirli bir formatta Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) gönderilir.
• Vergi denetimi: Dijital ortamda tutulan veriler, denetim için daha kolay erişilebilir hale gelir.

E-Defter Sistemi’ne Geçiş İçin Gerekenler

1 Ocak 2025’ten itibaren bilanço usulüne tabi tüm mükellefler için geçerli olacak bu düzenlemeye geçiş için şunlar gereklidir:

• Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvuru: Mükellefler, E-Defter sistemine dahil olmak için GİB’e başvuracaklardır.
• Mali Mühür: E-Defter kullanabilmek için mükelleflerin Mali Mühür alması gerekecektir.
• E-Defter Modülü: E-Defter tutma işlemi için mükelleflerin, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği E-Defter modülünü kullanmaları gerekecektir. Bu modül, işletmelerin mali verilerini dijital ortamda tutmalarını sağlayan yazılımdır.
• E-Defter Modülü Entegrasyonu: Uygun yazılımın e-defter modülü temin edildikten sonra entegrasyonu gerekmektedir.
• E-Defter Saklama Modülü: Mükellefler, dijital ortamda tuttukları defterlerin yasal olarak saklanmasını sağlamak için E-Defter Saklama Modülü’ne entegre olmalıdır. Bu modül, muhasebe verilerinin belirli süre boyunca güvenli bir şekilde saklanmasını ve gerektiğinde erişilebilmesini sağlar.
• İkincil Kopya Gönderim Modülü: E-Defter verilerinin yedeği alınarak belirli aralıklarla Gelir İdaresi Başkanlığı’na ikincil kopya olarak gönderilmesi gerekmektedir. Bu, verilerin kaybolmaması ve doğruluğunun garanti altına alınması için zorunludur.
• E-Fatura Programı: E-Defter sistemine geçiş yapan mükelleflerin, E-Fatura uygulamasını da entegre etmeleri gerekebilir. E-Fatura, ticari işlemlerin dijital ortamda faturalandırılmasını sağlar ve vergi dairesi ile entegrasyonu sağlar.

E-Defter Kullanmanın İşletmelere Sağladığı Avantajlar

• Kağıt defterler yerine dijital ortamda muhasebe işlemleri yapılır.
• Hızlı denetim: Vergi denetimleri daha hızlı ve verimli bir şekilde yapılabilir.
• Çevre dostu: Kağıt tüketimini azaltarak çevreye katkı sağlanır.
• Hukuki güvence: Elektronik imza ile güvence altına alınan dijital defterlerin geçerliliği sağlanır.

Sonuç

1 Ocak 2025 itibarıyla Türkiye’deki tüm bilanço usulüne tabi mükellefler, ciro sınırı olmaksızın E-Defter sistemine geçmek zorunda kalacaklardır. Bu değişiklik, vergi denetimlerinin etkinliğini artıracak ve vergi işlemlerinin daha hızlı, düzenli ve güvenli bir şekilde yapılmasına yardımcı olacaktır.