GİZLİLİK POLİTİKASI

İşbu Gizlilik Politikası (“Politika”), EMM Teknoloji A.Ş. tarafından işletilen emalimusavir.com internet sitesi, kullanıcı paneli, dijital başvuru ekranları ve bağlantılı hizmetlerde gizlilik, bilgi güvenliği, kullanıcı verilerinin korunması, platform kullanımı ve üçüncü taraf hizmetlerle ilgili genel esasları açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.

Bu Politika, KVKK Aydınlatma Metni’nin yerine geçmez. Kişisel verilerinizin hangi amaçlarla, hangi hukuki sebeplerle işlendiği ve KVKK kapsamındaki haklarınız hakkında detaylı bilgi için KVKK Aydınlatma Metni’ni inceleyebilirsiniz.

1. Kapsam

Bu Politika;

• emalimusavir.com internet sitesi,
• kullanıcı paneli,
• dijital evrak yükleme alanları,
• şahıs şirketi kuruluş başvuru ekranları,
• ödeme ve sipariş süreçleri,
• destek ve iletişim kanalları,
• Bağımsız SMMM İş Ortağı ve Çözüm Ortağı süreçleriyle bağlantılı platform işlemleri

bakımından uygulanır.

2. EMM’nin Gizlilik Yaklaşımı

EMM Teknoloji A.Ş.; Kullanıcıların Platform üzerinden paylaştığı bilgilerin gizliliğine önem verir.

Platform, şahıs şirketi kuruluşu, mali operasyon süreçleri, belge yönetimi, ödeme, SMMM eşleşmesi, e-imza/e-fatura yönlendirmeleri ve benzeri süreçlerde hassas nitelikte ticari ve kişisel bilgiler içerebilen bir hizmet yapısına sahiptir.

Bu nedenle EMM; Kullanıcı bilgilerini yalnızca hizmetin sunulması, sözleşmelerin ifası, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi, güvenlik, destek, faturalandırma, uyuşmazlıkların çözümü ve Kullanıcı deneyiminin iyileştirilmesi gibi meşru amaçlarla işler ve korur.

3. Platformda Paylaşılan Bilgiler

Kullanıcı, Platform üzerinden aşağıdaki türde bilgileri paylaşabilir:

• kimlik ve iletişim bilgileri,
• şahıs şirketi kuruluşuna ilişkin bilgiler,
• faaliyet ve adres bilgileri,
• vergi ve fatura bilgileri,
• ödeme ve sipariş bilgileri,
• belge ve evraklar,
• destek talepleri,
• panel kullanım kayıtları,
• ticari faaliyet ve işlem bilgileri.

Bu bilgiler, yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde ve ilgili hukuki metinler kapsamında kullanılır.

4. Kullanıcı Hesabı ve Şifre Güvenliği

Kullanıcı, Platform hesabına ait kullanıcı adı, şifre, doğrulama kodu ve benzeri erişim bilgilerinin gizliliğini korumakla yükümlüdür.

Kullanıcı hesabı üzerinden yapılan işlemler, aksi ispat edilmedikçe Kullanıcı tarafından gerçekleştirilmiş sayılır.

Kullanıcı;

• hesabını üçüncü kişilerle paylaşmamalı,
• güçlü şifre kullanmalı,
• şifresini düzenli aralıklarla güncellemeli,
• yetkisiz erişim şüphesi halinde derhal EMM ile iletişime geçmelidir.

EMM, güvenlik riski tespit etmesi halinde Kullanıcı hesabını geçici olarak askıya alabilir, ek doğrulama isteyebilir veya ilgili işlemleri sınırlandırabilir.

5. Dijital Evrak ve Belge Güvenliği

Kullanıcı tarafından Platform’a yüklenen belgeler, yalnızca hizmetin sunulması ve ilgili süreçlerin yürütülmesi amacıyla kullanılır.

Bu belgeler; gerektiğinde Bağımsız SMMM İş Ortakları, Çözüm Ortakları, ödeme kuruluşları, teknik hizmet sağlayıcıları veya yetkili kamu kurum ve kuruluşlarıyla paylaşılabilir.

Kullanıcı’nın talep edilmeyen, gereksiz veya özel nitelikli kişisel veriler içeren belgeleri Platform’a yüklememesi önerilir.

EMM, dijital evrakların yetkisiz erişime, kayba, değiştirmeye veya kötüye kullanıma karşı korunması için makul teknik ve idari tedbirleri alır.

6. Bağımsız SMMM İş Ortakları ile Paylaşım

Muhasebe, defter, beyanname ve ilgili mesleki hizmetlerin yürütülmesi amacıyla Kullanıcı bilgileri ve belgeleri, ilgili Bağımsız SMMM İş Ortağı ile paylaşılabilir.

Bağımsız SMMM İş Ortakları, kendi mesleki mevzuatları ve gizlilik yükümlülükleri kapsamında hareket eder.

EMM, SMMM eşleşmesi, bilgi aktarımı, belge akışı, süreç takibi ve koordinasyon sağlayabilir. Ancak SMMM tarafından yürütülen mesleki hizmetler, ilgili SMMM’nin kendi nam ve hesabına, mesleki bağımsızlığı çerçevesinde yürütülür.

7. Çözüm Ortakları ve Üçüncü Taraflarla Paylaşım

E-imza, e-fatura/e-arşiv, kontör, ödeme altyapısı, teknik entegrasyon, sanal ofis/yasal adres, kargo/kurye, bulut altyapısı, iletişim, destek veya benzeri hizmetler için Kullanıcı bilgileri ilgili Çözüm Ortakları veya üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarla paylaşılabilir.

Bu paylaşım yalnızca ilgili hizmetin sağlanması için gerekli olduğu ölçüde yapılır.

Üçüncü taraf hizmet sağlayıcıların kendi gizlilik politikaları ve kullanım şartları bulunabilir. Kullanıcı, ilgili üçüncü taraf hizmetlerden yararlanırken bu şartlara da tabi olabilir.

8. Ödeme Bilgilerinin Güvenliği

Ödeme işlemleri üçüncü taraf ödeme kuruluşlarının güvenli altyapısı üzerinden gerçekleştirilir.

Kredi kartı veya banka kartı bilgileriniz EMM tarafından saklanmaz. Ödeme işlemleri sırasında yalnızca işlem durumu, tahsilat sonucu, ödeme tutarı, sipariş numarası, ödeme kuruluşu referans numarası ve maskelenmiş ödeme bilgileri gibi sınırlı bilgiler işlenebilir.

Ödeme kuruluşlarının kendi güvenlik, gizlilik ve veri işleme politikaları uygulanabilir.

9. Teknik ve İdari Güvenlik Önlemleri

EMM, Platform güvenliği ve Kullanıcı bilgilerinin korunması için makul teknik ve idari tedbirler alır.

Bu tedbirler arasında;

• SSL/TLS şifreleme,
• erişim yetkilendirme,
• rol bazlı kullanıcı izinleri,
• log kayıtları,
• güvenlik duvarı ve saldırı önleme tedbirleri,
• veri yedekleme,
• veri maskeleme,
• yetkisiz erişim kontrolleri,
• çalışan ve iş ortakları için gizlilik yükümlülükleri,
• sistem izleme ve güvenlik denetimleri

yer alabilir.

Bununla birlikte internet üzerinden veri aktarımı veya elektronik sistemlerin kullanımı doğası gereği bazı riskler içerebilir. EMM, mutlak güvenlik garantisi vermez; ancak makul ve güncel güvenlik önlemlerini uygulamak için özen gösterir.

10. Kullanıcının Güvenlik Sorumlulukları

Kullanıcı;

• Platform’a yalnızca güvenli cihaz ve ağlar üzerinden erişmeli,
• şifresini ve doğrulama bilgilerini üçüncü kişilerle paylaşmamalı,
• şüpheli bağlantılara tıklamamalı,
• başkasına ait belge veya ödeme bilgilerini kullanmamalı,
• hesabında olağan dışı bir işlem fark ettiğinde EMM’ye bildirimde bulunmalı,
• Platform’u hukuka aykırı, yanıltıcı veya kötüye kullanım teşkil edecek şekilde kullanmamalıdır.

Kullanıcı’nın kendi kusurundan, cihazından, ağ güvenliğinden veya üçüncü kişilerle bilgi paylaşmasından doğan zararlardan EMM sorumlu değildir.

11. Ticari ve Mali Bilgilerin Gizliliği

Kullanıcı’nın Platform üzerinden paylaştığı ticari faaliyet bilgileri, gelir-gider kayıtları, fatura bilgileri, belge ve evrakları gizlilik kapsamında değerlendirilir.

Bu bilgiler;

• hizmetin sunulması,
• SMMM ve çözüm ortağı süreçlerinin yürütülmesi,
• ödeme ve faturalandırma işlemleri,
• yasal yükümlülükler,
• uyuşmazlıkların çözümü,
• güvenlik ve denetim amaçları

dışında kullanılmaz.

12. Destek ve İletişim Kayıtları

Kullanıcı’nın EMM ile e-posta, telefon, destek sistemi, çağrı merkezi, KEP veya diğer kanallar üzerinden yaptığı görüşmeler; hizmet kalitesinin artırılması, talep ve şikayetlerin yönetilmesi, uyuşmazlıkların çözümü ve ispat amacıyla kayıt altına alınabilir.

Bu kayıtlar KVKK Aydınlatma Metni’nde belirtilen amaç ve sürelerle sınırlı olarak saklanır.

13. Çerezler ve Benzeri Teknolojiler

Platform’da çerezler ve benzeri teknolojiler kullanılabilir.

Zorunlu çerezler Platform’un çalışması, güvenliği ve oturum yönetimi için kullanılmaktadır. Analitik, performans, işlevsel ve pazarlama çerezleri ise ilgili hukuki sebeplere dayanılarak ve gerekli hallerde açık rıza alınarak kullanılabilir.

Detaylı bilgi için Çerez Politikası’nı inceleyebilirsiniz.

14. Ticari Elektronik İletiler

Kullanıcı’ya kampanya, duyuru, tanıtım, reklam veya pazarlama amaçlı ticari elektronik ileti gönderilmesi, ilgili mevzuata uygun şekilde ve gerekli hallerde Kullanıcı’nın ayrıca onay vermesiyle mümkündür.

Kullanıcı, ticari elektronik ileti onayını dilediği zaman geri alabilir.

Hizmete ilişkin zorunlu bilgilendirme, sipariş, ödeme, güvenlik, sözleşme, hukuki bildirim ve operasyonel iletişimler ticari elektronik ileti izninden bağımsız olarak gönderilebilir.

15. Hukuki Zorunluluklar Nedeniyle Paylaşım

EMM, mevzuat gereği veya yetkili kamu kurum ve kuruluşlarından gelen hukuka uygun talepler doğrultusunda Kullanıcı bilgilerini paylaşabilir.

Bu kapsamda mahkemeler, icra daireleri, Gelir İdaresi Başkanlığı, vergi daireleri, SGK, kolluk birimleri, düzenleyici ve denetleyici kurumlar veya diğer yetkili mercilerle bilgi paylaşımı yapılabilir.

16. Veri Saklama ve Silme

Kullanıcı bilgileri, hizmetin gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri kadar muhafaza edilir.

Saklama süresi sona erdiğinde veya işleme amacı ortadan kalktığında bilgiler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Bazı bilgiler, yasal yükümlülükler, uyuşmazlıklar, faturalandırma, muhasebe kayıtları ve ispat yükümlülükleri nedeniyle hesabın kapatılmasından sonra da belirli sürelerle saklanabilir.

17. Platform Dışı Bağlantılar

Platform’da üçüncü taraf internet sitelerine, ödeme kuruluşlarına, çözüm ortaklarına, entegratörlere veya hizmet sağlayıcılara ait bağlantılar yer alabilir.

Bu bağlantılara tıklanması halinde ilgili üçüncü tarafın kendi gizlilik politikası ve kullanım şartları geçerli olur. EMM, üçüncü taraf internet sitelerinin içeriklerinden, güvenlik uygulamalarından veya gizlilik politikalarından sorumlu değildir.

18. Çocukların Gizliliği

Platform hizmetleri, 18 yaşından küçük kişilere yönelik olarak sunulmamaktadır.

18 yaşından küçük kişilerin Platform üzerinden üyelik oluşturması, hizmet satın alması veya kişisel veri paylaşması yasaktır. Böyle bir durumun tespit edilmesi halinde ilgili hesap kapatılabilir ve veriler mevzuata uygun şekilde silinebilir.

19. Politika Değişiklikleri

EMM, işbu Gizlilik Politikası’nı mevzuat değişiklikleri, hizmet kapsamı, teknik gereklilikler, güvenlik ihtiyaçları veya operasyonel değişiklikler doğrultusunda güncelleyebilir.

Güncel Politika Platform’da yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.

Esaslı değişiklikler Kullanıcı’ya uygun yöntemlerle bildirilebilir.

20. İletişim

Gizlilik ve veri güvenliğine ilişkin soru, talep veya başvurularınız için EMM’ye aşağıdaki kanallardan ulaşabilirsiniz:

Kanal	Bilgi
E-posta	info@emalimusavir.com
KVKK Başvuru E-postası	[kvkk@emalimusavir.com / info@emalimusavir.com]
KEP	emmteknoloji@hs09.kep.tr
Telefon	0850 532 0 200
Adres	BAHÇELİEVLER MAH. RESSAM HALİM SK. KADİR HAS NO: 7 İÇ KAPI NO: 36 BAHÇELİEVLER / İSTANBUL